Apa Itu Time Blocking? Meningkatkan Manajemen Waktu dan Produktivitas

Apa yang kamu ketahui tentang Teknik Time Blocking?

Time blocking adalah teknik manajemen waktu yang membantu seseorang untuk menjadwalkan dan merencanakan suatu pekerjaan dengan memblokir slot waktu tertentu sehingga akan lebih banyak pekerjaan yang dapat terselesaikan lebih cepat dan meningkatkan produktivitas.

Selain itu, time blocking juga akan membantu untuk menyempurnakan keterampilan dalam perencanaan.

Prinsip dari time blocking  terletak pada penjadwalan yang sifatnya konstan, pengorganisasian, serta menemukan waktu tertentu untuk menyelesaikan berbagai prioritas dan tugas.

Umumnya, time blocking dijadwalkan selama 20 sampai 90 menit. Pasalnya dalam kurun waktu tersebut merupakan titik dari fokus seseorang dalam mengerjakan tugas sebelum kehilangan energi mereka untuk menyelesaikan tugas lainnya.

Salah satu ciri khas dari time blocking adalah adanya istilah “deep work” dan “shallow work”. Deep work merupakan satu pekerjaan yang benar-benar harus penting dan harus dikerjakan tanpa terdistraksi dengan pekerjaan yang lainnya. Ketika kita fokus mengerjakan satu pekerjaan disatu waktu maka semakin mudah untuk tetap fokus dan konsentrasi dalam menyelesaikan pekerjaa tersebut. Lalu, shallow work adalah pekerjaan yang genting tetapi tidak penting untuk jangka panjang, misalnya untuk membalas email yang sekiranya dapat dibalas nanti. Deep work dan shallow work akan selalu ada dalam pekerjaan sehingga memisahkan prioritas keduanya merupakan hal yang penting.

Teknik Time Blocking

berikut adalah hal yang bisa dilakukan untuk mengatur time blocking:

1. Perencanaan

Tahap ini dimulai dari memilih pekerjaan yang lebih prioritas. Lakukan dengan selalu membatasi pekerjaan menjadi 3 hingga 5 dari pekerjaan yang paling penting dan mendesak.

Prioritas tersebut juga bisa dipecah menjadi subtugas yang lebih kecil yang dapat membuat orang merasa produktif dan terdorong untuk mengejar jadwal lainnya.

2. Susun jadwal selama satu minggu

Setelah menentukan pekerjaan yang menjadi prioritas, mulailah membuat tabel kegiatan. Coba atur terlebih dahulu kegiatan utama yang akan dilakukan, berapa lama Anda akan mengerjakannya, serta estimasi waktu selesai.

Biasanya, blokir waktu yang dilakukan untuk satu pekerjaan penting adalah 90 menit. Alasannya, menurut ilmu irama ultradian, otak manusia bisa bekerja dengan kapasitas terbaik untuk sepenuhnya fokus selama maksimal 90 menit.

Namun, ada beberapa pekerjaan yang membutuhkan waktu lebih dari itu. Untuk mengatasinya, bagilah waktu menjadi dua atau tiga bagian diselingi dengan waktu beristirahat.

Anda bisa menghabiskan paruh pertama selama 90 menit, selingi dengan istirahat 30 menit, lalu lakukan paruh keduanya dengan waktu yang sama seperti paruh pertama.

Pastikan juga Anda menyisakan waktu untuk kegiatan lainnya setelah semua pekerjaan yang menjadi prioritas selesai.

3. Akting atau pelaksanaan 

Tahap ini merupakan tahap untuk melakukan pekerjaan sesuai yang telah dijadwalkan. Siapkan setidaknya satu jam untuk pekerjaan yang tak terduga.

4. Tahap revisi

Di tahap ini, orang akan melakukan perenungan sesuai apa yang sudah direncanakan dan dikerjakan. Kemudian akan mengoreksi apakah semuanya sudah sesuai dengan tujuan.

Menurut penelitian dalam sebuah studi, hanya 40% dari daftar pekerjaan yang biasanya belum selesai dilakukan. Seseorang akan dapat mengingat dengan jelas dan terperinci pekerjaan apa yang belum selesai di hari itu.

Hal ini mengakibatkan efek zeigarkin yang merupakan kecenderungan kognitif akan menghajar diri sendiri untuk menyelesaikan pekerjaan.

SMY/TAR